29.04.21 15:59 – Prozessoptimierung, Print, Crossmedia, Mediengestaltung

Publikationen automatisiert herstellen – Teil 1: die Voraussetzungen

«Printausleitung», «Database Publishing» – zwei Begriffe, welche die teil- oder vollautomatisierte Erstellung von Printprodukten zusammenfassen. Worauf gilt es zu achten und was sind die Möglichkeiten und Abhängigkeiten, wenn Sie ein solches Projekt angehen möchten? Hier finden Sie hoffentlich einige Antworten.

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In einer idealen Marketingwelt wäre es doch schön, wenn alle Ihre Produktdaten an einem Ort gepflegt und angereichert werden könnten – z. B. in einem PIM oder einem ERP. Und von dieser Datenquelle aus würden alle Kanäle bedient: Website, Onlineshop und auch gleich noch gedruckte Kataloge und Preislisten. Aber zurück in die Realität. Hier sehen wir oft noch wahre Copy/Paste-Orgien zwischen den Systemen, was Prozesse fehleranfällig macht und viel Zeitverlust bedeutet.

 

Voraussetzungen für eine Printausleitung

1) Periodische Produktion oder serielle Produktion
Für die einmalige Produktion eines Kataloges lohnt sich der Grundaufwand meistens nicht – wenn eine Publikation aber regelmässig (je öfter, desto besser) in der gleichen Form erscheint, wird sich Ihre Investition schnell lohnen. Ein weiterer Fall wäre, wenn ein Printprodukt in grosser Menge aufs Mal und immer gleich erstellt werden soll, also zum Beispiel Produktdatenblätter, Visitenkarten usw.

2) Gute Datenqualität
Ihre Daten müssen an der Quelle sauber gepflegt sein. Sind die Daten wirklich vollständig? Sind Masseinheiten konsistent erfasst oder ist das gleiche Mass bei einem Produkt in Millimeter und beim nächsten in Zentimeter angegeben? Sind die nötigen Übersetzungen vollständig? Liegen die Produktebilder in guter Qualität vor und können sie anhand ihrer Eigenschaften automatisiert einem Produkt zugeordnet werden?

3) Datenstruktur
Es spielt keine Rolle, ob Ihre Daten in einem Webshop oder in einem gedruckten Katalog abgebildet werden – die Artikel müssen in eine Struktur eingebettet sein, die eine Kategorisierung ermöglicht. Für Printausgaben müssen Möglichkeiten vorhanden sein, damit die Artikel gruppiert und sortiert werden können. Diese Eigenschaften werden weiter auch für Inhaltsverzeichnisse und Seitenbeschriftungen verwendet.

 

Datenoptimierung

Wenn wir mit einem Kunden in ein Printausleitungsprojekt einsteigen, schauen wir uns in einer ersten Phase die vorhandenen Daten ganz genau an. Oft zeigt sich dann schnell, wo noch Hand angelegt werden muss. Die Erfahrung zeigt, dass ein Printausleitungsprojekt in der ersten Phase in vielen Fällen vor allem ein Datenoptimierungsprojekt ist. Sind dann die Daten einmal vollständig, wollen sie kontinuierlich gepflegt werden. Bei einem grossen Datenbestand kann das bedeuten, dass im Unternehmen eine verantwortliche Person für die Datenqualität bestimmt werden muss, die die nötigen Kompetenzen und Kapazitäten hat. Diese Aufgabe gehört in den Stellenbeschrieb. Es wird sich lohnen! Oder wie es ein erfahrener Kollege einmal schön gesagt hat: «Ihre Daten sind das Gold des 21. Jahrhunderts!»

Übrigens: Mein Kollege Stephan Kopf hat das Thema «Datenqualität» in diesem Blog auch schon aus der E-Commerce-Sicht beleuchtet.


Abhängigkeiten

Komplexität, Flexibilität, Automatisierungsgrad, Budget – dies sind in einem Projekt die vier wichtigen Abhängigkeiten und Projektziele, die sich auch konkurrenzieren. Es gilt also abzuwägen.

Komplexität
Wie komplex ist das Endprodukt? Müssen sehr viele Daten abgebildet werden, in unterschiedlichen Darstellungsarten?

Flexibilität
Wollen Sie ins fertige Layout noch gestalterisch eingreifen können oder Elemente/Seiten einfügen, die nicht datenbankgestützt erstellt werden können?

Automatisierungsgrad
«Einen Katalog auf Knopfdruck erstellen» – in der Theorie durchaus möglich, in der Praxis aber oft nicht die pragmatische Lösung. Manchmal ist eine halbautomatische Produktion deutlich budgetfreundlicher.

Investition/Budget
Die drei oben genannten Punkte haben alle einen Einfluss auf die initial nötige Investition.


Fall 1: Ein hoher Automatisierungsgrad bei gleichzeitig hoher Datenkomplexität wird sich zwangsläufig in der Investition niederschlagen.

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Fall 2: Bei einfachen Daten ist ein hoher Automatisierungsgrad viel einfacher zu erreichen.

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Fall 3: Der Wunsch nach Flexibilität muss das Budget nicht zwingend übermässig belasten.

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Wie nun umsetzen?

Aber wie kommen wir jetzt von der etwas abstrakten Theorie zu einem konkreten Resultat? Wie funktioniert das technisch? Antworten auf diese Fragen werden Sie im zweiten Teil meines Beitrags erhalten. Fortsetzung folgt.

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